Tietosuojaseloste
1. Rekisterinpitäjä
Tampereen Mainosyhdistyksen säätiö sr (1670743-0), Kuokkalantie 6, 37550 Lempäälä
Rekisteriasioista vastaava henkilö ja/tai yhteyshenkilö
Jaakko Sipola, puh. 0509113508 email jaakkoj.sipola@gmail.com
2. Rekisterit
Tampereen mainosyhdistyksen säätiöllä on henkilörekisterit liittyen
a. apurahojen hakemiseen, myöntämiseen ja seurantaan
b. yhteistyötahoihin ja heille tiedottamiseen ja muuhun viestintään
Lisäksi pidetään hallitustyöskentelyyn liittyvää henkilörekisteriä viranomaisten edellyttämällä tavalla.
3. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus / rekisterin käyttötarkoitus
Käsittelyn peruste apurahoissa on rekisterinpitäjän oikeutettu etu ja yhteistyötahojen osalta pääsääntöisesti suostumus.
Henkilötietoja käsitellään säätiön toiminnan tarkoituksen mahdollistamiseksi.
4. Rekisterin tietosisältö
a) apurahakemusten ja myönnettyjen apurahojen osalta:
Hakijan tiedot
– Sukunimi
– Etunimi
– Työpaikka
– Kotipaikka
– Osoite
– Puhelin
– Sähköposti
Apurahan maksatustiedot
– pankkiyhteys
– henkilötunnus
Henkilötunnus rekisteröidään apurahan saajan ja apurahan myöntäjän oikeusturvan varmistamiseksi.
Apurahan myöntäjällä on lisäksi lakisääteinen velvollisuus ilmoittaa mm. apurahansaajien henkilötunnukset Verohallinnolle maksettujen apurahojen vuosi-ilmoitusaineistossa.
b) yhteistyötahojen osalta
– nimi, yritys, osoite, puhelin, sähköposti
5. Säännönmukaiset tietolähteet
Hakijan ja hakemuksen tiedot sekä apurahojen maksatusta varten tarvittavat tiedot saadaan hakijalta itseltään tämän suostumuksella apurahojen hakulomakkeen kautta.
Apurahahakemuksia käsittelevät Tampereen mainosyhdistyksen säätiön hallituksen jäsenet.
Tampereen mainosyhdistyksen säätiön ulkopuolisiin sidosryhmiin kuuluvien henkilöiden tiedot on saatu henkilöiltä itseltään tai julkisista lähteistä, kuten yhteisöjen verkkosivuilta.
6. Säännönmukaiset tietojen luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle
Tampereen mainosyhdistyksen säätiö käyttää kolmansien osapuolten palveluja sellaisten tietojen käsittelemiseen ja säilyttämiseen, jotka saattavat sisältää henkilötietoja. Kolmannet osapuolet kuitenkin toimivat puhtaasti henkilötietojen käsittelijöinä, joilla on oikeus käsitellä tällaisia tietoja ainoastaan sovittujen palveluiden edellyttämässä laajuudessa ja säätiö pysyy tällaisten tietojen ainoana rekisterinpitäjänä.
Henkilötietoja ei siirretä Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sijoittuneille kolmansille osapuolille. Säätiö saattaa joutua luovuttamaan joitain tietoja viranomaisille tai lainkäyttäjille silloin, kun tähän on laissa säädetty edellytys.
7. Rekisterin suojauksen periaatteet
Tampereen mainosyhdistyksen säätiö vastaa rekisterinpitäjänä hallinnoimiensa henkilötietojen asianmukaisesta suojaamisesta tarvittavin teknisin ja organisatorisin suojamekanismein.
Manuaalinen aineisto (säilytyspaikka ja suojaaminen)
Manuaalinen aineisto säilytetään lukituissa ja teknisesti pääsyvalvotuissa tiloissa. Myönnettyjen apurahojen hakemukset säilytetään max. 10 vuotta myöntöpäätöksestä.
ATK:lle talletetut tiedot (rekisterin käyttöoikeuden periaatteet ja käytön valvonta sekä laitteiden fyysinen suojaus)
Rekisterin käyttöoikeus on vain nimetyillä henkilöillä. Pääsy rekisterin tietoihin edellyttää käyttäjätunnuksen ja salasanan antamista.
Rekisterin käyttöpalvelun toimittaja Base Solutions Oy vastaa palvelinlaitteiden suojauksesta. Laitteet on sijoitettu pääsyvalvottuun palvelukeskukseen, jossa on 24h valvonta, paloilmoitinjärjestelmä, automaattinen ilmoituksensiirto, sammutusjärjestelmä ja katkoton varavoimajärjestelmä. Palvelimet sijaitsevat Suomessa.
8. Tarkastusoikeus ja tarkastusoikeuden toteuttaminen
Jokaisella henkilöllä on lain mukaisesti oikeus saada tarkastaa itseään koskevat tiedot.
Tarkastuspyyntö tulee tehdä kirjallisesti sähköpostilla tai kirjeellä tai henkilökohtaisesti rekisterinpitäjän luona.
Tarkastuspyyntö osoitetaan Tampereen mainosyhdistyksen säätiölle ja lähetetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
9. Tiedon korjaaminen ja tiedon korjaamisen toteuttaminen
Jokaisella on oikeus vaatia rekisterissä olevan virheellisen tiedon korjaamista.
Korjaamispyyntö on syytä tehdä kirjallisesti ja riittävän yksilöidysti.
Korjaamispyyntö osoitetaan Tampereen mainosyhdistyksen säätiölle ja lähetetään kohdassa 1 mainittuun osoitteeseen.
10. Muut mahdolliset oikeudet
Henkilötietolain 30 §:n mukaan ”rekisteröidyllä on oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja suoramainontaa, etämyyntiä ja muuta suoramarkkinointia sekä markkina- ja mielipidetutkimusta samoin kuin henkilömatrikkelia ja sukututkimusta varten”.
Tampereen mainosyhdistyksen säätiö ei käsittele henkilötietoja edellä kuvattuihin tarkoituksiin.